Warehouse adalah bagian dari kebutuhan bisnis perdagangan, terutama jika yang dijual adalah produk fisik. Dengan berkembangnya bisnis e-commerce, pengelolaan warehouse juga menjadi sangat penting. Warehouse atau yang dalam bahasa Indonesia artinya gudang, berperan penting dalam pengaturan alur keluar masuk barang. Tugasnya lebih dari sekadar tempat penyimpanan barang.

Jika tidak ada tempat penyimpanan, pendistribusian produk ke tangan konsumen bisa terganggu. Berikut ini bahasan mengenai pengertian, fungsi, hingga tugas warehouse dalam bisnis.

PENGERTIAN WAREHOUSE

Warehouse adalah bangunan yang menyimpan produk untuk stok, pengepakan, dan persiapan pengiriman. Bangunan ini merupakan lokasi pusat yang mengelola produk masuk dan keluar. Memiliki warehouse bagi bisnis yang menjual barang fisik sangatlah penting, bahkan suatu kewajiban. Seiring pertumbuhan bisnis, kebutuhan akan ruang fisik untuk memelihara dan mengemas barang juga meningkat.

Warehouse bisa didirikan sendiri. Namun, teknik warehousing terkadang rumit dan memerlukan perlakuan khusus. Maka, ada pula layanan warehousing bagi bisnis yang memilih untuk tidak memiliki warehouse. Terkadang, menggunakan layanan warehousing lebih efektif dan efisien dari segi biaya ketimbang mengelolanya sendiri.

Ada sejumlah jenis warehouse yang memiliki fungsi khususnya masing-masing. Ada yang namanya bonded warehouse atau gudang berikat. Warehouse ini berfungsi sebagai tempat penimbunan barang impor dalam jangka waktu tertentu untuk dikeluarkan kembali. Ada pula 3PL warehouse yang merupakan gudang logistik pihak ketiga. Nama 3PL itu sendiri merupakan singkatan dari third party logistics. Warehouse ini menyediakan layanan pergudangan untuk bisnis lain.

Jenis lain, fulfillment warehouse. Fulfillment warehouse adalah gudang yang hanya menangani penyimpanan, pengepakan, dan pengiriman barang ke pelanggan. Warehouse ini cocok untuk bisnis e-commerce. Terakhir, industrial warehouse adalah gudang terpusat suatu perusahaan untuk pengembangan produk, fabrikasi, perakitan, penyimpanan, pengiriman, dan administrasi.

FUNGSI WAREHOUSE

Warehouse memiliki fungsi penting, terutama untuk bisnis e-commerce. Jenis bisnis ini sangat membutuhkan warehouse untuk menyimpan persediaan, melakukan pengemasan, hingga persiapan pengiriman produk ke rumah pelanggan.

Bisnis e-commerce mendorong logistik untuk mengantar pesanan yang dilakukan secara online dengan kecepatan tinggi. Inilah sejumlah fungsi utama warehouse bagi bisnis.

1. Menyimpan Barang

Menyimpan barang persediaan, berarti menempatkan produk tertentu di lokasi yang ditentukan. Setiap SKU pada produk harus memiliki tempat penyimpanannya tersendiri di dalam warehouse.

Harus ada pengaturan dalam menyimpan barang, agar barang ditata dan mudah ditemukan. Manajemen warehouse memungkinkan kita untuk menentukan lokasi yang tepat dari setiap barang dalam inventaris.

Selain itu, manajemen warehouse membuat kita dapat melakukan stock opname, merespons penarikan produk, barang kedaluwarsa, barang rusak, dan sebagainya.

2. Pengiriman dan Penerimaan Barang

Warehouse menjadi tempat penerimaan barang persediaan, entah itu bahan baku, barang setengah jadi, atau produk akhir. Barang-barang ini disimpan dan diatur sedemikian rupa, sehingga pergerakan keluar masuk barang efisien dan operasi tetap berjalan lancar.

Operasi warehousing harus dioptimalkan untuk menerima barang yang masuk dengan tepat waktu dan penempatannya sesuai dengan lokasi yang sudah ditentukan. Setelah barang tersimpan dengan baik, ia sudah siap untuk diangkut kembali. Misalnya, produk akhir pada bisnis e-commerce, sudah siap diserahkan kepada jasa ekspedisi untuk dikirim ke alamat rumah pelanggan.

3. Pusat Distribusi

Warehouse juga berfungsi sebagai pusat distribusi, khususnya bagi perusahaan distributor. Ia menjadi tempat penyimpanan barang dalam jangka pendek sampai produk dibutuhkan.

Produk biasanya dikirim ke lokasi bisnis ritel, grosir, atau langsung ke konsumen. Alur kerja warehouse sebagai pusat distribusi biasanya sangat cepat karena bertumpu pada permintaan pasar.

4. Pengembalian

Warehouse juga berfungsi menerima barang yang dikembalikan. Operasi warehousing harus dapat menerima, menilai, dan memproses setiap barang yang dikembalikan.

WAREHOUSE DALAM BISNIS

Setelah mengetahui bagaiman definisi dan fungsi utama warehouse, terutama dalam bisnis e-commerce, Anda juga harus tahu bagaimana tugas warehouse dalam bisnis. Hal ini karena warehouse bukan sekadar tempat penyimpanan barang. Ada sistem operasional yang harus dijalankan warehouse agar dapat memanajemen keluar masuk barang.

Berikut ini sejumlah tugas warehouse dalam bisnis:

1. Menerima Semua Produk

Tugas utama warehouse adalah menerima semua barang yang dipasok ke sana. Agar dapat menerima barang dengan benar, ada serangkaian tahapan atau prosedur yang harus diciptakan.

Dalam menjalankan prosedur ini, setidaknya ada sumber daya alat, personel, dan sistem digital yang mencatat setiap proses warehousing. Produk yang diterima pun harus dianalisis terlebih dahulu.

Analisis tersebut untuk mempertimbangkan ukuran dan berat unit muatan, konsistensi kemasan, frekuensi kedatangan barang, serta jumlah barang yang diterima dalam setiap pengiriman.

2. Quality Control

Quality control atau kontrol kualitas juga dilakukan oleh sistem warehousing. Namun, kontrol dibatasi hanya pada memeriksa isi kontainer produk sesuai dengan yang seharusnya ada.

Untuk melakukan pengontrolan, setiap muatan harus disertai oleh catatan pengiriman. Catatan tersebut biasanya berisi informasi mengenai karakteristik barang, nama merek jika ada, hingga jumlah unit di dalam setiap kontainer, boks, atau palet.

Berbasis surat pengantar ini, petugas yang menerima barang harus melakukan pengambilan sampel secara selektif. Bungkusan barang dibuka secara acak untuk memeriksa isinya dari segi kuantitas maupun kualitas.

3. Mengontrol dan Menginventarisasi Produk yang Disimpan

Setelah quality control selesai dilakukan, produk harus dihitung ulang. Data pun dimasukkan ke dalam sistem digital.

Setelah penerimaan barang sudah tercatat di sistem digital, sistem tersebut harus menyediakan slot atau temapt yang tepat untuk barang tersebut. Tentunya, penempatan tersebut sesuai dengan program warehousing yang sudah ditentukan sebelumnya.

4. Menjadi Tempat Penyimpanan yang Layak

Warehouse harus menjadi tempat penyimpanan yang layak, untuk mencegah kerusakan barang. Oleh karena itu, warehouse harus memiliki perangkat mekanis dalam jumlah yang memadai.

Jika barang diterima dalam palet kayu, warehouse harus memiliki satu atau lebih alat untuk menangani barang dengan aman ketika memasukkannya ke area penyimpanan.

Namun, jika barang diterima dalam jumlah besar, yang diperlukan tidak hanya alat untuk memindahkan, tetapi juga alat atau mesin untuk mengemasnya.

5. Persiapan untuk Memenuhi Pesanan

Tugas lain warehouse adalah menjadi tempat persiapan untuk memenuhi pesanan, baik kepada konsumen maupun bisnis lainnya. Agar persiapan dapat dilakukan dengan efisien, penting untuk menyediakan area khusus untuk kegiatan ini.

Biasanya, pesanan dipersiapkan di area tertentu atau melalui sistem otomatis maupun semi-otomatis. Menyiapkan pesanan menggunakan sistem otomatis atau semi-otomatis dapat lebih efisien dari segi waktu.