PO adalah singkatan dari purchase order yang artinya dokumen yang dibuat untuk menunjukkan barang yang ingin dibeli.
Dokumen purchase order biasanya berisi informasi mengenai jumlah dan jenis barang yang dipesan oleh pelanggan, nama merek, SKU, atau nomor model tertentu, harga per unit, tanggal pengiriman, lokasi pengiriman, alamat tagihan, hingga ketentuan pembayaran.
Dengan membuat purchase order, maka pelanggan telah berkomitmen untuk membeli barang/jasa sesuai kesepakatan dengan penjual.
Jadi, PO adalah bukti pemesanan barang dari penjual kepada pelanggan. Kemudian, barang tersebut dikirimkan di masa mendatang.
Sistem purchase order ini biasa diterapkan dalam bisnis. Berikut penjelasan mengenai purchase order.
Pengertian PO atau Pre Order
Dari sudut pandang penjual, purchase order adalah cara untuk menawarkan kredit kepada pembeli tanpa risiko, karena pembeli berkewajiban untuk membayar setelah produk atau layanan dikirimkan.
Sementara bagi pelanggan, sistem pemasaran ini menguntungkan karena mereka bisa memesan barang tanpa harus membayarnya segera.
Biasanya, purchase order digunakan oleh usaha kecil yang memesan barang dalam jumlah banyak.
Menurut laman Shopify, setiap PO memiliki nomor unik yang terkait dengannya sehingga membantu pembeli dan penjual melacak pengiriman dan pembayaran.
Format PO atau Pre Order
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, purchase order merupakan dokumen yang berisi informasi pembelian suatu barang.
Oleh sebab itu, purchase order memiliki format tersendiri dalam pembuatannya. Biasanya, format purchase order tergantung pada setiap perusahaan.
Namun, inilah format yang lazim digunakan dalam bisnis:
Nama Pembeli
Ketika pelanggan mengajukan pembelian barang melalui sistem PO, maka purchase order sudah terdapat nama pembeli.
Selain nama, juga berisi informasi lain, seperti nomor telepon pembeli dan alamatnya.
Tanggal Pembuatan
Tanggal pembuatan barang yang dipesan pelanggan harus transparan untuk kepentingan perusahaan. Jadi, penjual mengetahui kapan barang dipesan oleh pelanggan.
Nomor PO
Nomor PO digunakan untuk kepentingan data perusahaan, sehingga memudahkan mereka mengaudit penjualan.
Biasanya, nomor purchase order dibuat rangkap sebagai arsip dan untuk dikirimkan kepada penjual.
Detail Pemesanan
PO juga berisi informasi pemesanan secara rinci. Mulai dari jenis barang, warna, jumlah, ukuran, harga, dan informasi yang diperlukan.
Pengiriman
Dokumen purchase order juga harus disertai dengan informasi pengiriman karena ini merupakan bukti pembelian pelanggan.
Prosedur Pembuatan PO atau Pre Order
Selain memiliki format tersendiri, prosedur pembuatan PO juga tidak boleh dilakukan secara sembarangan.
Ada beberapa tahap pembuatan purchase order, antara lain:
Daftar Permintaan
Sebelum pembelian dilakukan, permintaan internal perlu dibuat dan disetujui. Setelah persetujuan diterima pada tahap ini dari tim terkait, maka proses pembuatan pesanan pembelian dapat dimulai.
Pembuatan Pesanan
Setelah permintaan disetujui, pembeli memulai komunikasi dengan vendor dan menyetujui spesifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan, harga, dan persyaratan pengiriman lainnya.
Pesanan pembelian kemudian dibuat yang menyebutkan semua detail yang disepakati.
Konfirmasi/Persetujuan
Saat proses pesanan pembelian sedang berlangsung, vendor meninjau pesanan untuk memastikan semua detail telah didiskusikan.
Jika semuanya sudah siap, vendor menerima pesanan. Mereka juga dapat menolak pesanan jika ada perbedaan, atau menandai masalah apa pun.
Pengajuan
Karena salah satu tujuan mengikuti proses pesanan pembelian adalah untuk merampingkan pembelian, cara ini merupakan praktik yang baik bagi pembeli untuk mencatat atau mengajukan pesanan pembelian untuk referensi di masa mendatang.
Pengiriman
Sebagai langkah selanjutnya dari proses pemesanan pembelian, vendor kemudian akan mengirimkan barang dan pembeli bisa memverifikasi apakah kualitas dan spesifikasinya sesuai dengan yang dibahas.
Pemeriksaan kualitas ini membantu mengidentifikasi kekurangan apa pun sehingga vendor dapat segera diberi tahu.
Penutup
Ini adalah langkah terakhir dalam proses pemesanan pembelian. Setelah pembeli puas dengan pesanan, pesanan pembelian dikirim untuk penutupan.
Vendor lalu mengajukan faktur yang disetujui oleh tim keuangan pembeli. Setelah pembayaran diproses, pesanan ditutup untuk mengakhiri proses pesanan pembelian.
