Email terjadwal adalah email yang disiapkan sekarang tetapi dikirim otomatis pada tanggal dan jam tertentu di masa depan. Fitur ini memungkinkan bisnis mengirim campaign, newsletter, dan notifikasi pada waktu paling optimal tanpa harus menunggu di depan layar.
Poin utama yang dibahas:
- Apa itu email terjadwal dan kapan sebaiknya digunakan
- Cara kirim email terjadwal di Gmail
- Cara mengatur email terjadwal di platform email marketing
- Cara menjadwalkan broadcast email dari aplikasi
- Tips memilih waktu kirim yang tepat
Kapan Bisnis Perlu Email Terjadwal?
Email terjadwal bukan sekadar kenyamanan. Ada beberapa situasi di mana fitur ini benar-benar menentukan hasil campaign:
- Pengiriman di luar jam kerja — campaign promo jam 7 pagi bisa disiapkan sore hari sebelumnya.
- Audiens di zona waktu berbeda — email dikirim pada jam lokal masing-masing penerima.
- Konsistensi rutinitas konten — newsletter mingguan selalu terkirim di hari yang sama.
- Menghindari jam sibuk — antrian server pengirim paling padat pada jam tertentu.
- Campaign musiman — promo tanggal kembar atau tahun baru disiapkan jauh-jauh hari.
Ringkasan: 5 Metode Kirim Email Terjadwal
| Metode | Cocok Untuk | Batas Utama |
|---|---|---|
| Gmail (Schedule send) | Email pribadi / individual | Maksimal 500 email/hari |
| Outlook / webmail | Email kantor harian | Tanpa segmentasi & tracking |
| Plugin WordPress | Notifikasi website | Bergantung limit hosting |
| Autoresponder | Seri email otomatis | Pemicu berbasis perilaku |
| Platform email marketing | Broadcast & newsletter | Butuh daftar kontak |
1. Cara Kirim Email Terjadwal di Gmail
Gmail menyediakan fitur Schedule Send bawaan yang bisa dipakai tanpa aplikasi tambahan:
- Buka Gmail dan susun email baru seperti biasa.
- Klik panah kecil di samping tombol Send.
- Pilih Schedule send.
- Tentukan tanggal dan waktu pengiriman, atau pilih saran yang tersedia.
- Klik Schedule send untuk mengonfirmasi.
Email yang dijadwalkan tersimpan di folder Scheduled dan tetap bisa dibatalkan atau diubah jadwalnya sebelum terkirim. Untuk kebutuhan bisnis skala kecil, cara ini paling cepat dilakukan.
2. Cara Mengatur Email Terjadwal di Outlook
Outlook juga memiliki fitur serupa. Pada jendela email baru, buka tab Options lalu pilih Delay Delivery. Atur waktu di kolom Do not deliver before, lalu kirim email seperti biasa. Email akan menunggu di Outbox sampai jadwal tercapai.
3. Email Terjadwal untuk WordPress
Website berbasis WordPress bisa menjadwalkan email notifikasi, misalnya reminder keanggotaan atau pengumuman produk baru. Cara paling umum adalah memakai plugin WP Mail SMTP yang mengarahkan pengiriman ke layanan SMTP eksternal, lalu menjadwalkan pemicu email lewat plugin newsletter atau automation.
Detail konfigurasi lengkapnya dibahas di panduan cara setting SMTP WordPress.
4. Autoresponder: Email Terjadwal Berbasis Perilaku
Autoresponder mengirim email otomatis berdasarkan pemicu, misalnya saat seseorang mendaftar atau mengunduh lead magnet. Bedanya dengan broadcast terjadwal: autoresponder berjalan terus-menerus untuk setiap pendaftar baru, sedangkan broadcast terjadwal dikirim sekali untuk seluruh daftar pada jam tertentu.
Kombinasi keduanya adalah pola yang paling umum: welcome series otomatis untuk pendaftar baru, plus newsletter mingguan yang dijadwalkan setiap Senin pagi. Panduan alurnya ada di artikel cara kerja autoresponder.
5. Broadcast Email Terjadwal di Platform Email Marketing
Untuk campaign ke ribuan kontak, platform email marketing adalah pilihan paling aman. Alurnya:
- Siapkan konten email di editor.
- Pilih segmen penerima.
- Atur tanggal dan jam pengiriman (bukan “kirim sekarang”).
- Tinjau uji tampilan (preview) dan kirim email percobaan.
- Konfirmasi jadwal — sistem mengirim otomatis tepat waktu.
Langkah detailnya di platform Mailketing tersedia pada tutorial cara broadcast email dan mengirim email terjadwal.
Waktu Terbaik Mengirim Email Terjadwal
Jadwal yang tepat meningkatkan open rate secara signifikan. Beberapa pola yang umum terbukti:
- Selasa–Kamis, 06.00–09.00 — inbox paling segar, kompetisi email paling rendah.
- Istirahat makan siang (12.00–13.00) — orang membuka email santai.
- Hindari Jumat sore dan akhir pekan untuk email B2B.
- Coba jam 20.00–21.00 untuk audiens B2C dan komunitas.
Satu-satunya cara paling akurat adalah melakukan uji A/B pada dua jadwal berbeda, lalu membandingkan open rate setelah minimal dua pengiriman.
Kesalahan Umum saat Menjadwalkan Email
- Menjadwalkan lalu lupa memeriksa zona waktu pengaturan akun.
- Menggunakan jam kirim yang sama untuk seluruh segmen yang berbeda perilaku.
- Tidak mengirim email percobaan sebelum jadwal aktif.
- Menjadwalkan di dekat tanggal besar tanpa memeriksa hari libur audiens.
- Mengabaikan laporan setelah email terkirim.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah email terjadwal bisa dibatalkan sebelum terkirim?
Ya. Selama jadwal belum tercapai, email masih bisa dibatalkan atau diubah jadwalnya. Di Gmail tersimpan di folder Scheduled, di platform email marketing ada di menu jadwal campaign.
Apakah email terjadwal sama dengan autoresponder?
Berbeda. Email terjadwal dikirim sekali pada waktu tertentu untuk seluruh daftar, sedangkan autoresponder berjalan otomatis untuk setiap pendaftar baru berdasarkan pemicu perilaku.
Berapa jumlah email yang boleh dijadwalkan sekaligus?
Tergantung layanan yang dipakai. Gmail membatasi sekitar 500 email per hari, sedangkan platform email marketing profesional bisa menjadwalkan ribuan hingga jutaan email sesuai reputasi domain dan paket.
Apakah email terjadwal aman dari spam?
Aman selama domain pengirim diautentikasi dengan SPF, DKIM, dan DMARC, daftar kontak bersih, serta waktu kirim wajar. Penjadwalan itu sendiri tidak memengaruhi deliverability.
Siap mencoba kirim email terjadwal dan broadcast otomatis? Daftar gratis Mailketing dan atur jadwal pengiriman email Anda sekarang.
