Dalam dunia bisnis, istilah “PO” sangat sering digunakan. Namun, tahukah Anda bahwa PO bisa memiliki dua arti yang sangat berbeda, tergantung konteksnya?
- Purchase Order (PO) → dokumen resmi pemesanan antar bisnis
- Pre-Order (PO) → sistem penjualan sebelum barang tersedia
Kesalahan memahami keduanya bisa berakibat fatal, mulai dari:
- Kekacauan stok
- Salah pencatatan keuangan
- Ekspektasi pelanggan yang tidak terpenuhi
Agar tidak salah kaprah, mari kita bahas satu per satu secara jelas.
1. Apa Itu Purchase Order (PO)?
Purchase Order adalah dokumen resmi yang dikirimkan oleh pembeli (buyer) kepada penjual atau supplier yang berisi detail pemesanan barang atau jasa.
Fungsi Purchase Order
- Sebagai kontrak legal antar pihak
- Menjadi bukti tertulis bahwa pembeli memesan barang sesuai detail tertentu
- Mengikat penjual untuk menyediakan barang sesuai kesepakatan
Jika PO sudah disetujui, maka transaksi dianggap sah secara administrasi.
Kapan Purchase Order Digunakan?
- Transaksi antar perusahaan (B2B)
- Pembelian dalam jumlah besar
- Pengadaan barang kantor, bahan baku, atau jasa profesional
Isi Umum Purchase Order
Biasanya mencakup:
- Nama produk/jasa
- Jumlah barang
- Harga satuan & total
- Tanggal pengiriman
- Syarat pembayaran (Term of Payment)
Manfaat Purchase Order
- Menghindari salah paham pesanan
- Mempermudah audit dan pembukuan
- Membantu kontrol pengeluaran perusahaan
2. Apa Itu Pre-Order (PO)?
Pre-Order adalah sistem penjualan di mana pelanggan memesan dan membayar terlebih dahulu untuk barang yang:
- Belum tersedia stoknya
- Masih dalam proses produksi
- Masih dalam tahap impor
Fungsi Pre-Order
- Strategi pemasaran
- Validasi minat pasar
- Mengamankan modal produksi
Penjual baru akan memproduksi atau memesan barang setelah jumlah pesanan terpenuhi.
Kapan Pre-Order Digunakan?
- Peluncuran produk baru
- Produk custom (pakaian, merchandise)
- Buku, gadget, atau barang impor
- UMKM dan toko online
Manfaat Pre-Order bagi Penjual
- Mengurangi risiko stok tidak laku
- Membantu arus kas (cash flow)
- Produksi sesuai permintaan nyata pasar
Tabel Perbedaan Purchase Order vs Pre-Order
| Karakteristik | Purchase Order (PO) | Pre-Order (PO) |
|---|---|---|
| Pihak Terlibat | Perusahaan → Supplier | Pelanggan → Penjual |
| Tujuan Utama | Dokumen pemesanan resmi | Strategi penjualan |
| Ketersediaan Barang | Biasanya sudah ada | Belum tersedia |
| Sifat Transaksi | Formal & Legal (B2B) | Promosi & Penjualan (B2C) |
| Risiko Stok | Ada di pembeli | Minim di penjual |
Strategi Mengelola PO agar Bisnis Lancar
Apa pun jenis PO yang Anda jalankan, komunikasi adalah kunci.
1. Gunakan Format yang Jelas
- Purchase Order: nomor PO, detail lengkap, dan arsip rapi
- Pre-Order: jelaskan estimasi waktu pengiriman (ETA) sejak awal
2. Berikan Update Secara Berkala
Jangan biarkan:
- Supplier
- Atau pelanggan Pre-Order
Menunggu tanpa kejelasan status.
3. Manfaatkan Otomasi Email
Gunakan email otomatis untuk:
- Konfirmasi PO diterima
- Update status produksi
- Notifikasi barang siap dikirim
- Pengingat pelunasan pembayaran
Lebih rapi dan terlihat profesional.
Kesimpulan
Meskipun sama-sama disingkat PO, Purchase Order dan Pre-Order memiliki fungsi yang sangat berbeda.
- Purchase Order cocok untuk pengadaan barang secara profesional dan formal
- Pre-Order cocok sebagai strategi penjualan untuk mengurangi risiko stok
Dengan memahami perbedaannya, Anda bisa:
- Mengelola bisnis lebih rapi
- Menghindari miskomunikasi
- Meningkatkan kepercayaan pelanggan dan supplier
Kabari Pelanggan PO Anda dengan Mailketing
Mengelola puluhan bahkan ratusan pelanggan Pre-Order lewat chat satu per satu jelas melelahkan.
Dengan Mailketing, Anda bisa:
- Kirim update status PO secara massal
- Mengingatkan jadwal pengiriman atau pelunasan
- Berkomunikasi lebih profesional lewat email
👉 Kelola Komunikasi Pelanggan Anda Lebih Mudah dengan Mailketing!
