Melansir laman Investopedia, petty cash adalah sejumlah kecil kas perusahaan yang sering disimpan di tangan (misalnya, di laci atau kotak yang terkunci) untuk membayar pengeluaran kecil atau insidental, seperti perlengkapan kantor atau penggantian biaya karyawan.

Seperti dana lainnya, petty cash juga akan direkonsiliasi secara berkala, dengan setiap transaksi dicatat dalam laporan resmi dan catatan lainnya.

Hampir setiap departemen di perusahaan besar menyimpan petty cash di laci, kotak kecil, atau wadah serupa lainnya.

Yuk, cari tahu lebih lanjut mengenai petty cash dan kegunaannya dalam keuangan perusahaan.

Petty Cash Adalah

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, petty cash adalah dana yang digunakan untuk pembiayaan perusahaan ataupun hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan.

Jadi, petty cash adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk membayar pengeluaran kecil, tetapi rutin dan jumlahnya relatif kecil.

Contoh petty cash adalah dana hiburan klien atau rekan kerja pimpinan dari perusahaan, dana konsumsi untuk kepentingan rapat, dan lain sebagainya.

Selain itu, petty cash dapat digunakan untuk membayar perlengkapan kantor kecil, ongkos kirim, bunga, ongkos taksi dan pembelian kecil lainnya serta untuk mengganti seseorang yang membawa sesuatu seperti makan siang atau kopi.

Petty cash juga bisa digunakan ketika ada transaksi mendadak atau rutin yang diperlukan perusahaan.

Ketika suatu perusahaan membayar biaya-biaya tersebut, biasanya kwitansi atau voucher kas kecil diisi dengan informasi setiap transaksi sehingga dapat dicatat ke dalam sistem akuntansi perusahaan dan dimasukkan dalam laporan keuangannya.

Tujuan Adanya Petty Cash

Adapun tujuan diadakannya kas kecil atau petty cash adalah:

• Menangani masalah pembiayaan terkait perlengkapan atau perbekalan yang biasanya relatif kecil dan rutin di dalam perusahaan.
• Menciptakan cara bayar yang lebih ekonomis karena pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
• Memudahkan karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal, termasuk pada relasi pimpinan perusahaan.
• Meminimalkan terjadinya kesalahan alokasi pembayaran. Jadi, transaksi kecil dan besar tidak akan tertukar karena terdapat di dalam pembukuan yang berbeda.
• Mempercepat penentuan kebijakan karena masalah mendadak.
• Memudahkan pimpinan perusahaan dalam menggunakan dana mendadak atau tidak terencana sebelumnya.

Metode Pengelolaan Petty Cash (Kas Kecil)

Sama seperti kas lainnya, petty cash juga memiliki metode tersendiri dalam pengelolaannya.

Dengan mengetahui metode pengelolaan kas kecil yang tepat, Anda akan lebih mudah dalam membuat laporan keuangan perusahaan.

Berikut metode pengelolaan yang digunakan dalam kas kecil:

Metode Tetap

Metode pengelolaan kas kecil yang pertama adalah metode tetap (Imprest Fund System). Metode tetap ini merupakan metode pembukuan di mana jumlah atau nominal kas kecilnya selalu sama.

Mengapa jumlah atau nominalnya sama? Karena jumlah dana yang dikeluarkan dengan dana yang dimasukkan sama. Jadi, saldo kas di dalam petty cash jumlahnya selalu tetap.

Dalam pembukuannya, setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang kas kecil tidak langsung mencatatnya di buku jurnal. Namun, hanya sekadar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya.

Ini dia langkah-langkah pengelolaan kas kecil dalam metode tetap:

1. Pengadaan kas kecil dengan nominal tertentu dalam jangka waktu tertentu.
2. Kas kecil digunakan untuk pembayaran sejumlah pengeluaran.
3. Setelah dana kas kecil hampir habis atau benar-benar habis, kas kecil kembali diadakan sejumlah nominal dari pengeluaran.

Metode Berubah-ubah (Fluktuasi)

Selanjutnya, ada metode berubah-ubah atau yang disebut juga dengan Fluctuating Fund System.

Sesuai dengan namanya, metode pengelolaan kas kecil ini adalah suatu metode pengisian dan pengendalian petty cash di mana jumlah atau nominalnya selalu berubah, tergantung kebutuhan perusahaan.

Metode fluktuasi terjadi karena adanya ketimpangan antara pengeluaran dengan pemasukan. Jadi, uang yang dikeluarkan tidak sama dengan dana yang didepositkan. Dana yang keluar bisa saja lebih besar dari saldo, atau sebaliknya.

Berikut gambaran umum pengelolaan kas kecil menggunakan metode fluktuasi:

Pengadaan dana kas kecil, yang kemudian dicatat di dalam akun kas kecil.
Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan cara mendebitkan akun-akun terkait penggunaan kredit kas kecil.
Jumlah dana kas kecil yang tersedia berubah-ubah sesuai dengan perkembangan kegiatan pengguna dana.

Hal-hal yang Harus Diperhatikan dalam Penggunaan Kas Kecil

Meski nominalnya relatif kecil dengan pengeluaran lainnya, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam penggunaan dan pengelolaan kas kecil. Berikut di antaranya:

1. Tentukan Jumlah yang Wajar

Dalam menyiapkan dana kas kecil, usahakan untuk menentukan dalam jumlah yang wajar. Usahakan untuk tidak terlalu kecil, tetapi tak juga terlalu besar nominalnya.

Kemudian, pastikan dana dalam kas kecil tersebut mencukupi dalam jangka waktu tertentu. Setelah itu, sisihkan uang tersebut sebagai dana tunai dan simpan di laci uang atau brankas.

2. Tetapkan Pengeluaran yang Diperbolehkan

Melansir dari laman Indeed, perusahaan harus menetapkan kebijakan tentang kas kecil yang boleh dan tidak boleh dibelanjakan.

Hal ini dilakukan untuk mencegah karyawan membelanjakan kas kecil untuk kegiatan non bisnis.

Kas kecil memang diperuntukkan untuk pengeluaran kecil yang sifatnya rutin atau mendadak, tetapi pastikan penggunaannya memang sesuai dengan ketetapan.

Jangan sampai keuangan perusahaan terganggu karena pengeluaran kas kecil yang tidak jelas peruntukkannya.

Lebih bagus lagi, perusahaan menetapkan nominal atau jumlah uang yang boleh digunakan untuk transaksi menggunakan kas kecil.

Buat juga kebijakan kas kecil secara tertulis dan berikan beberapa contoh pengeluaran yang sesuai.

3. Simpan Semua Bukti Transaksi

Kas kecil biasanya bukan merupakan pengeluaran yang signifikan bagi perusahaan. Namun, jika Anda gagal meminta pertanggungjawaban karyawan atas kas kecil, mereka mungkin saja menyalahgunakan dana.

Untuk mencegah hal ini terjadi, mintalah seluruh karyawan untuk menyimpan catatan kas kecil untuk setiap transaksi, termasuk kwitansi.

Bukti transaksi kas kecil harus mencakup barang-barang yang dibeli, tanggal pembelian, dan jumlahnya. Jangan lupa juga minta karyawan untuk meninjau mesin kas kecil sebelum mengisi kembali dana kas kecil.

Buat juga catatan, misalnya dalam bentuk spreadsheet yang bisa melacak pemohon untuk kas kecil, barang yang dibeli, tanggal pembelian, dan jumlah total pengeluaran untuk bulan tersebut.

Selain membantu Anda dalam meminta pertanggungjawaban karyawan dalam menggunakan kas kecil, dokumen ini juga memastikan perusahaan lebih siap saat laporan keuangan dan pajak. Jangan lupa untuk selalu melakukan evaluasi keuangan.

Itu dia pengertian petty cash atau kas kecil, tujuan, metode pengelolaan, dan tips menggunakannya bagi perusahaan. Semoga bermanfaat, ya.